Fungsi Yang Wajib Dipahami 3

FUNGSI - FUNGSI YANG WAJIB DIPAHAMI DALAM MS ACCESS

Sekarang kita telah sampai pada bagian ketiga dari artikel mengenai Fungsi yang wajib dipahami dalam ms access. Dalam artikel sebelumnya kita sedang membahas tentang fungsi-fungsi yang wajib untuk dipahami dalam ms access 2003, jika anda belum membacanya, ada baiknya anda lihat terlebih dahulu artikel Fungsi Yang Wajib Dipahami bag 2 yang membahas tentang fungsi DLookUp. Pada bagian ketiga ini kita akan membahas tentang fungsi DCount.

3. Fungsi DCount

Fungsi Dcount adalah fungsi untuk mengetahui jumlah data yang tersimpan, fungsi ini hanya akan menghasilkan angka/numeric berdasarkan jumlah data yang tersimpan. Selain itu fungsi ini juga biasanya digunakan untuk mengecek apakah data sudah pernah di input atau belum, yang akan menghasilkan 0 (nol) jika data belum ada, dan angka 1,2,3,4,5,6 dan seterusnya sesuai dengan jumlah data yang ada dalam tabel. Menurut penulis fungsi DCount itu berarti Data Count yang dalam bahasa indonesianya bisa diartikan sebagai Jumlah Data.
Fungsi DCount sangat berguna untuk menghindari error-error yang terjadi atas beberapa fungsi-fungsi lain yang membutuhkan minimal ada 1 data yang tersimpan dalam tabel.
Dan bisa dibilang juga jika penulis sangat menganjurkan untuk menggunakan fungsi ini terlebih dahulu sebelum fungsi-fungsi lain yang membutuhkan data dalam tabel, untuk menghindari error "Invalid use of null" (seperti yang penulis sampaikan sebelumnya dalam fungsi DLookUp) karena fungsi ini terlebih dahulu akan mengecek apakah data dengan kriteria yang dimaksud telah ada atau belum dalam tabel, jika sudah ada maka silahkan lanjutkan kondisi atau fungsi yang berikutnya, namun jika tidak ada maka lakukan kondisi yang lainnya (begitulah kira-kira alur atau teorinya).

Struktur fungsi ini adalah sebagai berikut :

DCount("<Field dari table>, "<Nama Tabel>", "<Kriteria>")

Untuk <Kriteria> bersifat Opsional, bisa disertakan dalam fungsi, bisa juga tidak, jika tidak disertakan maka Access akan menghitung seluruh baris dalam tabel ( 1 Baris = 1 data )

Contohnya :

Untuk mengetahui jumlah data :

txtJumlahNama = DCount("Nama", "tblNama", "[Nama] = '" & txtNama & "'")

Dalam fungsi ini kita memerintahkan Access untuk melihat jumlah data dalam Field "Nama" dari Tabel "tblNama" dengan Kriteria dari "txtNama", lalu memasukkan hasil yang didapat kedalam "txtJumlahNama".

Hasil yang didapat adalah berupa angka ( 0 , 1 , 2 , 3 dst ) tergantung jumlah data yang tersimpan dalam Tabel.

Untuk mengecek apakah data sudah pernah di input atau belum (dengan bantuan fungsi If) :

Dim strDcount As String
strDcount = DCount("Nama", "tblNama", "[Nama] = '" & txtNama & "'")
If strDcount > 0 Then
MsgBox "Ada " & strDcount & " Nama '" & txtNama & "' yang terdaftar dalam tabel."
Else
MsgBox "Tidak ditemukan nama '" & txtNama & "' dalam tabel."
End If

Dalam fungsi ini kita ingin mengetahui apakah data dengan kriteria dari "txtNama" sudah ada atau belum, dan jika sudah ada berapa jumlah datanya dalam tabel tblNama yang ditampilkan melalui sebuah pesan, namun jika belum ada, maka akan ditampilkan pesan jika tidak ditemukan data dengan kriteria dari txtNama.
Dalam prakteknya, sering kali penulis temukan jika fungsi DCount ini tidak hanya digunakan untuk mengetahui jumlah data saja, melainkan juga sebagai kriteria dari suatu trik, misalnya trik untuk mencegah duplikasi data, trik untuk mencegah error, dan trik-trik lainnya.

Demikianlah penjelasan yang sangat singkat lagi mengenai Fungsi DCount versi penulis
Untuk file contoh penggunaan fungsi ini bisa didownload dari 4shared

Semoga bermanfaat...

Posted in: belajar access 2003