Fungsi Dalam Access

BEBERAPA FUNGSI DALAM ACCESS

Setelah sebelumnya kita telah mengetahui fungsi-fungsi yang wajib untuk dipahami dalam menggunakan microsoft access 2003 versi penulis, sekarang kita akan berlanjut ke bahasan mengenai fungsi-fungsi lainnya dalam ms access 2003, yang perlu anda ketahui adalah bahwa fungsi-fungsi yang akan penulis sampaikan disini hanyalah beberapa fungsi yang "umumnya" sering digunakan dalam pembuatan aplikasi-aplikasi menggunakan access, dan masih banyak lagi fungsi-fungsi lain yang "tidak umum" yang tersedia dalam ms access yang belum dapat penulis sampaikan sekarang dan disini. Namun anda bisa mempelajarinya di menu Help VBA editor ataupun dari buku-buku, serta dari searching di Google.

Berikut ini adalah beberapa fungsi dan penjelasannya secara singkat dengan contohnya dalam Ms Access 2003 (versi penulis tentu saja) :

Fungsi Date()

Akan menghasilkan Tanggal dari sistem komputer.
Contohnya :
Dim strTanggal
strTanggal = Date
Akan menghasilkan data Tanggal, misalnya 31/12/2011

Fungsi Now()

Akan menghasilkan Tanggal dan Waktu dari sistem komputer.
Contohnya :
Dim strSekarang
strSekarang = Now
Akan menghasilkan data Tanggal dan Waktu, misalnya 31/12/2011 10:30:55

Fungsi Hour()

Akan menghasilkan Jam dari waktu yang ditentukan.
Contohnya :
Dim strJam
strJam = Hour(#11:30:26#)
Akan menghasilkan 11

Fungsi Minute()

Akan menghasilkan Menit dari waktu yang ditentukan.
Contohnya :
Dim strMenit
strMenit = Minute(#11:30:26#)
Akan menghasilkan 30

Fungsi Second()

Akan menghasilkan detik dari waktu yang ditentukan.
Contohnya :
Dim strDetik
strDetik = Second(#11:30:26#)
Akan menghasilkan 26

Fungsi Time()

Akan menghasilkan Waktu (Jam:Menit:Detik) dari sistem komputer.
Contohnya :
Dim strWaktu
strWaktu = Time
Akan menghasilkan data Waktu, misalnya 11:35:59

Fungsi Day()

Akan menghasilkan nilai tanggal dari tanggal yang telah ditentukan (Berupa angka 1-31).
Contohnya :
Dim strTanggal
strTanggal = Day(“28/01/2011”)
Akan menghasilkan 28

Fungsi Month()

Akan menghasilkan nilai bulan dari tanggal yang telah ditentukan (berupa angka 1-12).
Contohnya :
Dim strBulan
strBulan = Month(#31/01/2012#)
Akan menghasilkan 1

Fungsi Year()

Akan menghasilkan nilai tahun dari tanggal yang telah ditentukan.
Contohnya :
Dim strYear
strYear = Year(#31/01/2012#)
Akan menghasilkan 2012

Fungsi Weekday

Untuk mendapatkan nilai hari dari tanggal yang telah ditentukan
Strukturnya Weekday(Tanggal, Hari pertama(Opsional, Jika tidak ditentukan maka hari pertama adalah Minggu)).
Contohnya :
Dim strHari
strHari = Weekday("31/12/2011")
Akan menghasilkan 7
Karena 31/12/2011 adalah hari sabtu, dan Hari pertama adalah Minggu.
Contoh lainnya :
strHari = Weekday("31/12/2011", vbMonday) atau Weekday("31/12/2011", 2)
Akan menghasilkan 6, karena 31/12/2011 adalah hari sabtu, dan Hari pertama adalah Senin.

Fungsi WeekdayName

Untuk mendapatkan nama hari, nama hari yang dihasilkan bisa berupa nama hari penuh atau singkatan.
Strukturnya WeekdayName(Nilai hari yang mau ditampilkan, Disingkat/Tidak(Opsional), Hari Pertama(Opsional, jika tidak ditentukan maka Hari pertama adalah Minggu))
Contohnya :
> Untuk nama hari penuh
Dim strNamaHari
strNamaHari= WeekdayName(1) atau WeekdayName(1, 0, 0) atau WeekdayName(1, False, vbSunday)
Akan menghasilkan Minggu/Sunday (Untuk WeekdayName(1, 0, 0) Jika hari pertama dalam settingan Komputer adalah Minggu)
Karena Nilai Hari yang mau ditampilkan adalah 1 yang berarti hari pertama dari Minggu.
contoh lainnya :
strNamaHari = WeekdayName(1, 0, 1) atau WeekdayName(1. False, vbMonday)
Akan menghasilkan Senin/Monday
Karena Nilai hari yang mau ditampilkan adalah 1 yang berarti hari pertama dari Senin.

> Untuk nama hari yang disingkat
Dim strNamaHari
strNamaHari = WeekdayName(1, True, vbMonday) atau WeekdayName(1, 0, 1)
Akan menghasilkan Sen/Mon
Karena Nilai hari yang mau ditampilkan adalah 1 yang berarti hari pertama dari Senin.

Fungsi MonthName

Untuk mendapatkan nama bulan, nama bulan yang dihasilkan bisa berupa nama bulan penuh atau singkatan.
Contohnya :
> Untuk nama bulan penuh
Dim strNamaBulan
strNamaBulan = MonthName(1)
Akan menghasilkan Januari

> Untuk nama bulan yang disingkat
Dim strNamaBulan
strNamaBulan = MonthName(1, True)
Akan menghasilkan Jan

Fungsi Left

Untuk mengambil karakter dari sebelah kiri sebuah Field.
Strukturnya Left(String/Field sumber, Jumlah karakter yang diinginkan)
Contohnya :
Dim strKiri as string
strKiri = Left(“Belajar Access”, 7)
Akan menghasilkan Belajar

Fungsi Right

Untuk mengambil karakter dari sebelah kanan sebuah Field.
Strukturnya Right(String/Field sumber, Jumlah karakter yang diinginkan)
Contohnya :
Dim strKanan as string
strKanan = Right(“Belajar Access”, 6)
Akan menghasilkan Access

Fungsi Len

Untuk mendapatkan jumlah karakter termasuk spasi.
Contohnya :
Dim strKarakter
strKarakter = Len(“Belajar Access”)
Akan menghasilkan 14

Fungsi Trim

Untuk menghilangkan karakter spasi diawal dan diakhir text/string.
Contohnya :
Dim strKarakter
strKarakter = Trim(“ BelajarAccess “)
Akan menghasilkan “BelajarAccess”

Fungsi LTrim

Untuk menghilangkan karakter spasi disebelah kiri text/string.
Contohnya :
Dim strKiri
strKiri = LTrim(“ BelajarAccess “)
Akan menghasilkan “BelajarAccess “

Fungsi RTrim

Untuk menghilangkan karakter spasi disebelah kanan text/string.
Contohnya :
Dim strKanan
strKanan = RTrim(“ BelajarAccess “)
Akan menghasilkan “ BelajarAccess”

Fungsi Mid

Untuk mendapatkan string dari karakter sebelah kiri text/string.
Strukturnya Mid(String/Field sumber, Karakter mulai, Jumlah karakter yang diinginkan(Opsional))
Contohnya :
> Tanpa Jumlah karakter yang diinginkan
Dim strKarakter
strKarakter = Mid(“Belajar Access”, 4)
Akan menghasilkan “ajar Access”, karena “Karakter mulai” ditentukan dari karakter keempat.

> Dengan jumlah karakter yang diinginkan
Dim strKarakter
strKarakter = Mid(“Belajar Access”, 4, 4)
Akan menghasilkan “ajar”
karena “Karakter mulai” ditentukan dari karakter keempat dengan hasil yang diinginkan sebanyak 4 karakter dari “Karakter mulai”.

Fungsi Replace

Untuk mengganti karakter dengan karakter lain dalam suatu string/field.
Contohnya :
Dim strUtama, strSumber, strTarget, strHasil
strUtama = "Belajar Access"
strSumber = "Belajar"
strTarget = "Mengajar"
strHasil = Replace(strUtama, strSumber, strTarget)
Akan menghasilkan “Mengajar Access”.

Fungsi DFirst

Untuk mendapatkan record pertama dari sebuah table.
Strukturnya DFirst(Field yang dicari, Nama Tabel, Kriteria(Opsional))
Contohnya :
DFirst(“NamaUser”, “tblUser”)

Fungsi DLast

Untuk mendapatkan record terakhir dari sebuah table.
Strukturnya DLast(Field yang dicari, Nama Tabel, Kriteria(Opsional))
Contohnya :
DLast(“NamaUser”, “tblUser”)

Fungsi DMin

Untuk mendapatkan record dengan nilai terendah dalam sebuah table.
Strukturnya DMin(Field yang dicari, Nama Tabel, Kriteria (Opsional))
Contohnya :
DMin(“LoginTerakhir”, ”tblUser”)

Fungsi DMax

Untuk mendapatkan record dengan nilai tertinggi dalam sebuah table.
Strukturnya DMax(Field yang dicari, Nama Tabel, Kriteria (Opsional))
Contohnya :
DMax(“LoginTerakhir”, ”tblUser”)

Fungsi DateDiff

Untuk mendapatkan selisih dari dua tanggal.
Strukturnya DateDiff(Jenis selisih yang diinginkan (Tanggal/Bulan/Tahun), Tanggal Pertama, Tanggal Kedua)
Untuk mendapatkan selisih dalam jumlah Tanggal gunakan “d”, untuk Bulan gunakan “m”, untuk Tahun gunakan “yyyy”.
Contohnya :
DateDiff(“d”, “25/01/2011”, “25/02/2011”) Akan menghasilkan 31
DateDiff(“m”, “25/01/2011”, “25/02/2011”) Akan menghasilkan 1
DateDiff(“yyyy”, “25/01/2011”, “25/02/2011”) Akan menghasilkan 0

Fungsi DateAdd

Untuk menambahkan tanggal/bulan/tahun dari tanggal yang telah ditentukan.
Strukturnya DateAdd(Jenis penambahan yang diinginkan (Tanggal/Bulan/Tahun), Jumlah penambahannya, Tanggal acuan penambahan)
Untuk mendapatkan penambahan Tanggal gunakan “d”, untuk Bulan gunakan “m”, untuk Tahun gunakan “yyyy”.
Contohnya :
DateAdd(“d”, 2, “25/02/2011”) Akan menghasilkan 27/02/2011
DateAdd(“m”, 2, “25/02/2011”) Akan menghasilkan 25/04/2011
DateAdd(“yyyy”, 2, “25/02/2011”) Akan menghasilkan 25/02/2013

Fungsi IIf

IIf (Immediate If) adalah fungsi If yang akan menghasilkan satu nilai berdasarkan kriteria dari nilai tersebut(bersifat True dan False).
Strukturnya IIF(Kriteria, “Hasil jika Kriteria bernilai True”, “Hasil jika Kriteria bernilai False”)
Contohnya :
IIf(Text0 <= 1000, "Kurang dari sama dengan seribu", "Lebih dari seribu")
Akan menghasilkan “Kurang dari sama dengan seribu” jika Text0 berisi angka 0-1000
Akan menghasilkan “Lebih dari seribu” jika Text0 berisi selain dari 0-1000 atau Null
Anda harus berhati-hati menggunakan Fungsi ini, karena bisa saja terjadi hasil yang diluar dugaan ataupun terjadi Error.

Semoga bermanfaat...

Read more »

File Select Dialog

MEMILIH FILE GAMBAR MENGGUNAKAN FILE SELECT DIALOG

LALU MENAMPILKANNYA DALAM FORM

Untuk aplikasi yang sedang kita buat, mungkin kita akan membutuhkan sebuah file gambar, misalnya untuk biodata karyawan yang dilengkapi dengan Foto, ataupun aplikasi anda membutuhkan sebuah file gambar untuk keperluan tertentu. Idealnya adalah jika aplikasi kita adalah seperti biodata karyawan, maka cara yang paling baik adalah menggunakan web cam atau kamera digital yang langsung mengcapture foto karyawan tersebut lalu menyimpannya dalam aplikasi kita, namun sayangnya microsoft access (khususnya yang versi 2003) "kurang baik" atau bisa dibilang sebisa mungkin dihindari untuk kasus seperti ini, karena sampai sekarang belum ada metode yang terbukti efisien dan Less Error untuk ms access dalam hal mengcapture foto, dikarenakan (mungkin) para vendor webcam atau kamera digital tidak "melirik" ms access sebagai program untuk didukung oleh mereka, kecuali dalam hal penyimpanannya saja. Solusi dari masalah ini adalah kita menggunakan File Select Dialog menggunakan API functions, lalu browsing dalam komputer atau jaringan dan memilih file gambarnya.

Dalam Ms Access ada beberapa cara untuk kasus seperti ini, salah satunya adalah dengan memilih file gambar dan menampilkan gambar tersebut dalam Form (agar user tahu jika gambar yang dipilihnya tidak salah) namun yang disimpan dalam tabel hanya berupa Path dari gambar tersebut, bukan file gambarnya, karena seperti yang pernah penulis katakan dalam artikel penulis sebelumnya Mengapa Access, bahwa ms access "tidak baik" dalam hal menyimpan file foto, walaupun anda bisa menggunakan tipe data Ole Object, namun anda akan lumayan kesulitan dalam mengakomodir segala keperluan dalam aplikasi ms access anda yang berhubungan dengan foto tersebut.

Namun perlu diingat jika sewaktu-waktu kita membuka biodata seorang karyawan dan file gambarnya hilang (mungkin karena terhapus secara tidak sengaja) maka akan terjadi error. Namun menurut penulis justru hal itu yang akan membuat anda menjadi seorang programmer yang handal, karena anda harus "berimajinasi" dan memikirkan hal-hal yang mungkin saja terjadi karena "Human Error" ataupun karena masalah hardware atau jaringan yang error atau down, lalu anda pun pasti akan memikirkan bagaimana caranya untuk mengantisipasi jika dikemudian hari hal-hal yang tidak diinginkan itu terjadi, atau anda akan memikirkan bagaimana caranya meminimalisasi segala error atau masalah yang akan terjadi atas semua kemungkinan-kemungkinan yang bisa saja terjadi sewaktu-waktu.

Sudah berulang kali penulis gogling atau searching di internet mengenai file select dialog untuk ms access dan mendapatkan code-code untuk menampilkan file select dialog namun tidak pernah ada yang sesuai dengan apa yang penulis mau (penulis maunya direktori path adalah direktori dari file select dialog yang terakhir dan filter dari File Type select dialog hanya berupa file-file yang penulis mau). Seperti yang pernah penulis dapatkan dalam situsnya Microsoft (Direktori pathnya selalu default dari code), ada juga yang penulis dapatkan yang direktori pathnya sesuai dengan yang penulis mau tetapi untuk filter File Type-nya tidak berfungsi, mungkin saja sebenarnya bisa sesuai dengan apa yang penulis inginkan, namun setelah penulis edit-edit berulang-ulang tetap saja hasilnya Nol alias tetap seperti sedia kala dan malahan sampai terjadi error terus menerus.

Sampai akhirnya penulis benar-benar menemukan File select dialog yang sesuai dengan yang penulis mau, yaitu dari situs tek-tips pada FAQ-nya. Dimana File type dari window select dialog bisa di edit dan berfungsi seperti yang penulis mau, serta direktori defaultnya mengikuti direktori sebelumnya.

Namun kali ini penulis tidak akan mempostingkan caranya, karena dalam link FAQ diatas sudah ada langkah-langkahnya. Silahkan anda kunjungi situs diatas untuk penjelasan lebih lanjut. Disini penulis hanya akan share mengenai pengalaman penulis tentang File Select Dialog, namun penulis juga telah membuat sebuah file access untuk memanggil window select dialog menggunakan Open File Dialog, lalu menampilkan gambar yang dipilih pada form.

Untuk menggambarkan cara penggunaanya bisa dilihat dari file yang telah penulis buat dan upload, anda bisa mendownload contoh File Select Dialog (Gambar) dan menampilkannya dalam form dari 4shared

Semoga bermanfaat...

Read more »

Error Handling

ERROR HANDLING / PENANGANAN ERROR

Salah satu syarat dari seorang Programmer atau Pembuat Aplikasi yang baik adalah dalam hal penanganan masalah error yang mungkin terjadi dalam aplikasi yang dibuatnya, error-error dalam sebuah aplikasi bisa terjadi karena hal-hal yang tidak diduga oleh seorang Programmer, istilah kerennya sih faktor "X".

Oleh karena itu seorang Programmer yang baik haruslah memikirkan atau meminimalisir terjadinya error-error untuk hal-hal yang sangat mungkin bisa terjadi, seperti ketidak-sesuaian penginputan data oleh User dalam field-field, misalnya ada field yang harus diisi tetapi User lupa mengisinya, hal seperti ini haruslah diantisipasi sedemikian rupa agar Access tidak menampilkan code error yang membuat seorang user dapat melihat code-code dibalik sebuah form/module/macro. Karena biasanya jika terjadi error Access akan menampilkan pesan error dengan pilihan End atau debug (Dalam file .MDB).

Sejauh yang penulis tahu, penanganan masalah error bisa dilakukan dengan 3 cara, yaitu :

1. Penanganan error secara simple menggunakan On Error Resume Next

On Error Resume Next berarti jika terjadi error maka Access akan langsung melanjutkan code ke baris berikutnya tanpa memberitahu apa-apa kepada user jika telah terjadi error, hal ini tentu saja mungkin akan membuat seorang user akan kebingungan karena User tidak tahu jika telah terjadi error, apalagi jikak berhubungan dengan masalah simpan data, karena tidak terjadi apa-apa maka user pasti menganggap jika datanya telah tersimpan, namun setelah beberapa waktu ketika user ingin melihat data yang telah disimpannya ternyata tidak ada, hal ini tentunya akan menyulitkan anda sebagai Pembuat aplikasinya, karena mungkin saja anda akan dipertanyakan mengapa datanya tidak ada, dan anda akan kesulitan untuk melacaknya, karena masalah error sebelumnya.

2.Penanganan error dengan Error Handler On Error Go To

Error Handler atau Trap Error berarti jika terjadi error maka kita perintahkan Access untuk menuju code error yang telah kita tentukan atau bisa juga secara default, jika secara default maka pesan yang ditampilkan oleh Access adalah pesan default masalah error dengan deskripsi yang default pula.

Kita bisa mengkustomisasi pesan error dengan bahasa yang kita gunakan sehari-hari agar user lebih mengerti apa yang harus dilakukan jika terjadi error.

Syarat mutlak dari cara ini adalah seorang Programmer harus mengetahui error number dari setiap error yang akan terjadi. untuk mengetahui error number kita bisa menggunakan code On Error pada Form lalu mengetikkan :

Debug.Print "DataErr = "; DataErr

Error numbernya akan ditampilkan dalam jendela Immediate Window, tetapi sebelumnya dalam jendela visual basic editor kita harus menampilkan jendela immediate (Klik menu View > Immediate Window), lalu mengetes form dengan kesalahan yang ingin kita ketahui error numbernya.

3. Penanganan error dengan memikirkan satu persatu kemungkinan Error

yaitu dengan memikirkan kemungkinan-kemungkinan terjadinya error jika data yang diinput tidak sesuai atau tidak memenuhi kriteria dari code lain yang akan dieksekusi.

Hal ini tentunya harus benar-benar dipikirkan semua hal dan benar-benar semua hal yang mungkin saja terjadi dan menyebabkan error, sampai benar-benar tidak ada lagi kemungkinan error akan terjadi. Misalnya Field dalam keadaan Null, format penginputan tanggal tidak tepat, ada karakter yang tidak diperbolehkan dalam sebuah field, dan lain sebagainya. Untuk penanganan seperti ini akan membuat satu field dalam form akan berisi banyak event dan code-code, seperti event On KeyPress, After Update, code IsNull, Len, Right, Left dan lain sebagainya. Namun cara penangan seperti ini akan memudahkan seorang User untuk mengetahui kesalahan apa yang telah diperbuatnya secara detail dan terperinci, misalnya kada sebuah field yang hanya boleh diisi dengan karakter Alpabet, jika seorang user menekan tomkbol angka maka dengan dengan penanganan seperti ini, user akan mengetahui kalau dia baru saja menekan tombol selain tombol Alpabet dikeyboardnya.

Namun semua itu tergantung kebutuhan dan situasi, dan anda yang lebih mengetahui penanganan error yang mana yang lebih baik anda gunakan...

Semoga bermanfaat...

Read more »