Fungsi Yang Wajib Dipahami 2

FUNGSI-FUNGSI YANG WAJIB DIPAHAMI DALAM MS ACCESS

Dalam artikel sebelumnya kita sedang membahas tentang fungsi-fungsi yang wajib untuk dipahami dalam ms access 2003, jika anda belum membacanya, ada baiknya anda lihat terlebih dahulu artikel Fungsi Yang Wajib Dipahami bag 1 yang membahas Fungsi pertama yang wajib untuk dipahami (fungsi If) dalam microsoft access. Setelah anda memahami bagian pertama dari artikel Fungsi-Fungsi Yang Wajib Dipahami Dalam MS Access, sekarang kita lanjutkan ke fungsi yang wajib dipahami berikutnya. Fungsi kedua yang wajib untuk dipahami dan didalami adalah fungsi DLookUp. berikut adalah sedikit penjelasannya


2. Fungsi Dlookup

Fungsi Dlookup adalah fungsi yang akan mengambil nilai dari sebuah Field dalam tabel, baik  dengan kriteria maupun tanpa kriteria. Jika anda tidak menentukan kriterianya, maka access akan mengambil data dalam tabel yang berada pada urutan/baris pertama atau data yang pertama kali disimpan dalam tabel tersebut. Kegunaan dari fungsi ini, tentu saja adalah untuk mengambil data dari dalam tabel untuk keperluan-keperluan dalam aplikasi kita, yang keperluan tersebut bisa bermacam-macam, antara lain :
Fungsi ini bisa anda gunakan sebagai "pembanding" untuk data password dalam form login, untuk menampilkan nama user yang login terakhir, sebagai kata kunci dalam kriteria untuk fungsi atau statement yang lain, dan lain sebagainya.

Struktur Fungsi ini adalah sebagai berikut :

Dlookup(<Field yang akan diambil nilainya>, <Nama tabel dari field yang akan diambil nilainya>, <Kriteria>)

Contohnya :

txtJudulFilm = Dlookup("JudulFilm", "tblFilm", "[NomorUrut] = txtNomorUrut")

dalam fungsi diatas kita memerintahkan access untuk mengambil nilai dari Field "JudulFilm" dalam Tabel "tblFilm" dengan kriteria data yang dimasukkan dalam "txtNomorUrut", lalu memasukkannya kedalam "txtJudulFilm"

Jika kriteria yang dimasukkan kedalam "txtNomorUrut" tidak ditemukan didalam Tabel "tblFilm" maka txtJudulFilm akan Kosong.


Namun terkadang, anda akan mengalami error "Invalid use of null", hal ini terjadi (biasanya) karena data dalam tabel belum ada, atau bisa juga karena textbox yang digunakan sebagai kriterianya berisi Null. Untuk mencegah hal ini, anda bisa gunakan statemen On Error Resume Next pada awal code anda, atau alternatif lainnya, anda bisa gunakan perpaduan fungsi If DCount sebelum fungsi DLookUp ini dijalankan, dimana Fungsi DCount digunakan untuk memvalidasi apakah data dengan kriteria yang ditentukan sudah ada dalam tabel atau belum, jika data sudah ada barulah fungsi DLookUp dijalankan, namun jika tidak ada, maka fungsi DLookUp tidak dijalankan, sehingga akan menghindari terjadinya error "Invalid use of null" ketika fungsi DLookUp ini dijalankan. Atau bisa juga dengan menggunakan fungsi IsNull terlebih dahulu untuk menghindari kriteria null. Namun untuk fungsi IsNull akan kita bahas di artikel selanjutnya. Untuk sekarang kita cukupkan dahulu sampai pada fungsi DLookUp.
Seperti kebanyakan fungsi-fungsi yang lain, fungsi ini tidak bisa dijalankan sendiri, dimana untuk menggunakan fungsi ini maka harus ada variabel atau fungsi If sebelum fungsi DLookUp. Jika anda menggunakan kriteria, maka yang harus anda perhatikan adalah penggunaan tanda operator penghubung dalam kriteria tersebut, misalnya untuk data yang bertipe Text/string gunakan operator penghubung tanda petik tunggal ('), untuk data yang bertipe Tanggal gunakan operator penghubung tanda pagar/kres (#), untuk data yang bertipe Numeric maka tidak menggunakan operator penghubung. Karena jika anda salah menggunakan operator penghubung untuk suatu data, maka anda akan mengalami error Type Missmatch, bahkan mungkin anda tidak mengetahui jika sedang terjadi error (jika anda gunakan statement On Error Resume Next).

Demikianlah penjelasan yang sangat singkat mengenai fungsi Dlookup

contoh penggunaan fungsi Dlookup bisa didownload dari 4shared

Semoga Bermanfaat....

Read more »

Fungsi Yang Wajib Dipahami

FUNGSI FUNGSI YANG WAJIB DIPAHAMI DALAM MS ACCESS

Sebelum anda mengetahui beberapa fungsi yang penulis rasa cukup "wajib" untuk dipahami, ada baiknya anda melihat artikel Berkenalan dengan ms access dalam blog ini sebelumnya, untuk mengetahui elemen-elemen tampilan dari ms access 2003. hal ini mungkin berguna hanya jika anda memang masih sangat-sangat baru dalam mempelajari ms access 2003.

Sebelumnya (lagi), perlu penulis tekankan bahwa fungsi-fungsi yang akan penulis bahas disini adalah fungsi-fungsi yang termasuk dasar dalam mempelajari access 2003, dan maksud dari kata "Fungsi yang wajib dipahami" adalah fungsi-fungsi yang memang akan sering kita terapkan kedalam aplikasi kita (menurut versi penulis). Sehingga membuatnya menjadi "wajib" untuk dipahami, karena segala sesuatu yang akan sering kita praktekkan (dalam segala hal) hukumnya adalah wajib untuk kita pahami, begitupun dalam mempelajari ms access 2003. Namun hal ini tentu saja tidak membuat fungsi-fungsi atau statement-statement yang lainnya tidak menjadi wajib atau tidak perlu untuk dipahami dan didalami. Karena akan banyak hal yang tidak bisa dipenuhi jika kita hanya mengandalkan beberapa fungsi atau statement saja.

Fungsi dasar dalam Ms Access yang wajib untuk dipahami menurut penulis ada 4 fungsi yang sangat harus untuk kita pahami dan kuasai dalam Microsoft Accss, yaitu:

1. Fungsi If...Then
2. Fungsi Dlookup
3. Fungsi Dcount
4. Fungsi Isnull 

Hal ini tentu saja bukan tanpa sebab atau asal saja. keempat fungsi diatas (berdasarkan pengalaman penulis), memegang peranan yang sangat vital ketika waktu pertama kali penulis belajar Ms Access, penulis pernah langsung diminta untuk membuatkan sebuah sistem database yang lumayan kompleks, waktu itu penulis cuma tahu fungsi keempat fungsi diatas saja, namun walaupun begitu penulis berhasil membuat sebuah sistem database yang diminta (walaupun dengan pengulangan2 fungsi yang itu-itu saja). Hal ini karena (menurut penulis) keempat fungsi diatas sangat memegang peranan dan akan selalu digunakan dalam pembuatan sebuah sistem database menggunakan ms access.

Berikut ini adalah penjelasan dari Fungsi-fungsi diatas :

1. Fungsi If…Then

Adalah fungsi logika yang dalam bahasa indonesianya berarti Jika….Maka….atau mungkin bisa disamakan dengan hukum sebab akibat. Fungsi ini memiliki beberapa macam dan bisa dikombinasikan dengan fungsi yang lain yaitu :

If…Then…

If…Then...Else…

If…Then...Elseif…

Fungsi If…Then…

Jika yang digunakan fungsi ini maka nilai yang menjadi sebab selain dari yang telah ditentukan dalam fungsi, tidak akan berpengaruh apa-apa, karena Ms Access hanya akan mengeksekusi jika kondisi yang menjadi sebabnya terjadi sesuai dengan kriteria yang telah kita tentukan, lalu memberikan hasilnya atau melakukan suatu kondisi sebagai dampak dari sebab dengan kriteria yang sesuai dengan yang telah kita tentukan.

Fungsi ini memiliki struktur sebagai berikut :

If <Kondisi yang menjadi sebabnya> Then <Akibat dari sebabnya>

Contohnya :

If Textbox1 = “1” Then Textbox2 = “Angka Satu”

Fungsi If…Then…Else…

Adalah fungsi If yang memiliki hasil lain selain dari kondisi pertama yang telah kita tentukan, dalam jenis ini ada dua pilihan apakah kita tentukan hasil atau kondisi lainnya atau tidak melakukan apa-apa. Jika kondisi lainnya tidak kita tentukan, maka fungsi If Then Else ini akan sama dengan fungsi If Then, hanya cara penulisannya saja yang berbeda.

Fungsi ini memiliki struktur sebagai berikut

If <Kondisi yang menjadi sebabnya> Then

<Akibat dari sebabnya>

Else

<Akibat selain dari sebabnya>

End if

Contohnya :

If Textbox1 = ”1” Then

Textbox2 = “Angka Satu”

Else

Textbox2 = “Selain Angka Satu”

End If

Fungsi If…Then…Elseif

Adalah fungsi yang memiliki 2 atau lebih kondisi yang menjadi sebab dan hanya 1 kondisi yang menjadi akibat selain dari sebab-sebab yang telah ditentukan. Fungsi If Then ElseIf adalah kependekan dari fungsi If Then Else yang berulang-ulang. Dengan menggunakan fungsi If Then ElseIf akan memudahkan kita dalam menentukan hasil atau kondisi yang lainnya. karena sering kali kita akan mengalami kesulitan dalam menerapkan fungsi If Then Else yang berulang-ulang, sehingga (mungkin) akan menyebabkan error yang tak terduga dalam menentukan hasil atau kondisi akhir.

Fungsi ini memiliki struktur sebagai berikut:

If <Kondisi yang menjadi sebab1> Then

<akibat dari sebab1>

Elseif < Kondisi yang menjadi sebab2> Then

<akibat dari sebab2>

Else

<Akibat selain dari sebab1 dan sebab2>

End if

Contohnya :

If Textbox1 = “1” Then

Textbox2 = “Angka Satu”

Elseif Textbox1 = “2” Then

Textbox2 = “Angka Dua”

Else

Textbox2 = “Selain Angka Satu Dan Dua”

End If

Untuk file contoh penggunaan fungsi ini bisa didownload dari 4shared

untuk 3 Fungsi lainnya akan dibahas lain waktu...

Semoga Bermanfaat...

Read more »

Pengenalan Ms Access

Pengenalan Singkat Bagian-Bagian Dari Microsoft Access 2003

Setelah kita mengetahui tentang beberapa alasan mengapa kita mau menggunakan ms access serta "sedikit" kekurangan dari microsoft access (versi penulis) pada artikel Mengapa Access pada blog ini sebelumnya, kali ini kita akan "berkenalan" secara singkat dengan tampilan atau antarmuka dari ms access 2003. Namun yang perlu anda ingat adalah, pembahasan disini hanya bersifat umum saja, untuk lebih detailnya anda bisa cari di internet, buku ataupun bertanya-tanya kepada ahlinya. Karena jika dibahas semuanya disini, maka anda pasti akan merasa bosan membacanya :)

Dalam belajar sesuatu, yang paling penting harus kita pahami adalah bagian-bagian  dari subjek/objek yang sedang kita pelajari itu. Karena jika kita tidak mengetahui dan memahaminya, maka sudah hampir bisa dipastikan jika nantinya kita akan kesulitan dalam mempraktekkannya. misalnya kita akan kebingungan yang mana yang harus diklik, atau menu ini adanya dimana ya, atau yang lainnya. Hal ini tentu saja tidak hanya berlaku pada ms access 2003 saja, melainkan juga berlaku untuk segala hal, dimana anda pasti setuju dengan penulis, jika kita harus tahu telerbih dahulu dasar-dasar dari sesuatu, barulah kita bisa mempraktekkannya dan bahkan menguasainya. Karena bagaimana mungkin kita bisa melakukan sesuatu dan bahkan menguasainya jika kita tidak tahu dasar-dasarnya ?.

Kita ambil contoh yang sederhana, misalnya kita mau belajar mengendarai sepeda, maka yang paling harus kita pahami adalah bagian-bagian dari sepeda itu apa aja dan kegunaannya apa. Begitu juga dengan Ms Access, kita harus ketahui dan pahami terlebih dahulu bagian-bagian dari Ms Access, hal ini untuk memudahkan kita dalam membangun sebuah sistem database. Karena walaupun terlihat "kecil" atau "remeh", namun sudah banyak fakta membuktikan bahwa hal-hal yang kecil tidak boleh dianggap sepele, karena dari hal kecil nantinya akan tumbuh hal yang jauh lebih besar. Oke sekarang kita langsung menuju sumber permasalahan dari artikel ini :)

Berikut ini adalah tampilan awal dari Microsoft Access 2003 (setelah membuat database baru):

Gambar Jendela Microsoft Access 2003

Penjelasan Singkat :

1. Menu Bar, Fungsinya sama dengan Menu bar dari program-program lainnya
2. Object Design, Fungsinya untuk mendesain Object (Table, Form, Query, Report, Pages, Macro, Module) atau interface dari program yang sedang kita buat, nantinya bisa bernama Table Design, Query Design, Report Design dan lain sebagainya, tergantung dari apa yang sedang kita kerjakan
3. Formatting, Fungsinya untuk memformat tampilan isi dari Form atau Report
4. Toolbox, elemen-elemen yang bisa dimasukkan kedalam Form atau Report
5. Database Window, berisi semua hal dari database yang sedang kita buat, mulai dari Tabel sampai module

Menu Bar

Seperti dalam aplikasi-aplikasi lain, menu bar dalam ms access 2003 berisi menu untuk segala keperluan kita, mulai dari mengatur tampilan, mengatur pengaturan-pengaturan, menyimpan, membuka, mengedit, mengimpor atau mengekspor, hingga menu bantuan (Help) dan lain sebagainya.

Object Design

Object Design sangat tergantung dari Object apa yang sedang kita kerjakan atau sedang aktif. Misalnya jika yang sedang aktif adalah Table, maka yang ditampilkan adalah tool-tool untuk mendesign table, yang mana tool-tool untuk mendesign table tidak akan tampil jika object yang lain yang sedang aktif (karena berbeda fungsi dan kebutuhannya).

Formatting

Tool Formatting juga hampir sama seperti tool Object design, tool formatting juga tergantung dari object apa yang sedang aktif, misalnya yang aktif adalah Form, maka access akan menyesuaikan tool-tool formatting apa saja yang dibutuhkan dalam rangka untuk mengkustomisasi form tersebut.

Toolbox

Berisi "perlengkapan" untuk kita dalam mendesign sebuah form atau report, misalnya untuk menambahkan Label, memasukkan TextBox, Combobox, ListBox dan lain sebagainya.

Database Window

Adalah jendela yang berisi seluruh Object yang telah kita buat, jendela ini bisa kita sembunyikan melalu menu Tool -> StartUp. Sehingga ketika aplikasi ms access 2003 kita telah jadi dan siap untuk dijalankan, maka jendela database window ini tidak ditampilkan.

Untuk lebih jelasnya mengenai fungsi dan kegunaan dari masing-masing elemen diatas, bisa anda temukan pada menu Help ms access 2003.

Demikianlah pengenalan singkat Ms Access 2003.

Mohon maaf jika terlalu singkat, karena saat ini sudah terlalu banyak referensi-referensi tentang dasar-dasar Ms Access.

Semoga Bermanfaat.....

Read more »

Mengapa Access

Mengapa Menggunakan Microsoft Access ?

Berdasarkan pengalaman penulis dengan berbagai aplikasi pembuat program, hanya microsoft access yang paling lengkap (secara umum) dalam menyediakan fitur-fitur yang diperlukan dalam membangun sebuah sistem database, dan yang tidak kalah pentingnya adalah ms access (khususnya versi 2003) sangat mudah untuk dipelajari. Berbeda dengan software-software yang "mengkhususkan" dirinya pada aplikasi pembangun sistem informasi atau yang biasa disebut dengan Software Developer seperti VB, Delphi, PB, dan lain sebagainya, ms access 2003 bisa dikatakan sebagai solusi lain (yang tentunya jauh lebih mudah untuk dipahami dan dipelajari, namun walaupun begitu, hal tersebut tidak serta merta bisa menjadikannya sebagai "software kelas bawah"). Setiap software tentunya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing (hal ini bisa anda buktikan diberbagai situs/website yang membahas masalah seperti ini). ms access memang mudah untuk dipelajari, namun kata mudah disini juga bisa menjadi "relatif", karena memang pada dasarnya mudah atau sulit itu tergantung dari sudut pandang, dan juga orang yang memandangnya. Saya kasih contoh sedikit, Seorang programmer yang mengkhususkan diri (spesialisasi) pada software tertentu, tentunya akan merasa kesulitan jika diharuskan menggunakan software lain yang sama sekali belum dipelajarinya, dengan kata lain, anda akan temukan orang-orang (programmer) yang jika ditanyakan mengenai masalah dalam ms access akan menjawab "tidak tahu". Disini penulis bukannya menyarankan anda untuk mempelajari semua software, karena untuk mendalami sebuah software saja membutuhkan waktu yang cukup lama (tetapi jika memang anda mampu ya lebih baik mempelajari semuanya), saya hanya ingin agar anda tidak merasa "malu" ataupun merasa sebagai "programmer kelas bawah" jika menggunakan ms access, akan tetapi yakinlah dalam diri anda jika tidak semua orang yang "jago" membuat sistem aplikasi database juga "jago" membangun database menggunakan ms access.

Pada saat tulisan ini dibuat, ms access telah dirilis hingga versi 2010 (Microsoft Access 2010) yang telah menggunakan tampilan Ribbon. Namun penulis masih setia kepada ms access 2003 karena berbagai macam alasan yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu, namun diantaranya adalah (yang sudah pasti) ms access 2003 jauh lebih mudah, dan lagipula penulis belum sepenuhnya menguasai ms access 2003, sehingga membuat penulis berpikir untuk terlebih dahulu mendalami ms access 2003 (sambil mempelajari yang versi 2010) sampai memang suatu saat nanti dibutuhkan untuk lebih menguasai versi 2010. Penulis tidak menampik kalau tampilan ms access 2010 lebih "elegan" dan penulis rasa, akan jauh lebih mudah untk dipelajari, karena (salah satunya) semua fitur ditampilkan lebih terstruktur, sehingga akan memudahkan kita dalam mengakses menu-menu dan fitur-fitur tersebut.
Dan bukan tidak mungkin juga jika blog ini yang sekarang hanya membahas masalah pada ms access 2003, suatu saat nanti akan mengembangkan diri untuk mencakup versi-versi dari ms access yang lainnya.

Dibawah ini beberapa alasan menggunakan microsoft access (versi penulis) :

1. Bahasa pemrograman dalam Ms Access adalah VBA(Visual Basic for Application) yang sebelas-dua belas dengan bahasa VB
2. Sangat banyak referensi-referensi, baik dalam bentuk buku (yang mengharuskan kita untuk membelinya) ataupun dalam website-website atau forum-forum di internet yang membahas tentang Ms Access yang jumlahnya sangat banyak
3. Mudah untuk mencari solusi yang kita butuhkan (baik dalam menu Help Ms Access, maupun forum-forum di internet)
4. Untuk sebuah program pembangun sistem database, Ms Access sudah menyediakan semua hal yang diperlukan, mulai dari Tabel, Query, Form, Report, Modul dan lain-lain, jadi kita tidak memerlukan aplikasi lain untuk membangun sebuah database sederhana dan yang tidak terlalu kompleks(rumit)
5. Walaupun Ms Access tidak bisa berjalan sendiri seperti VB dan mengharuskan kita untuk memiliki program Ms Office secara lengkap, tetapi masa iya kita tidak memiliki program Ms Office di komputer kita/kantor ( walaupun gak ori --> hari gini ga punya Ms Office ? )
6. Interface dari form-form Ms Access dapat kita buat seperti layaknya program-program professional
7. Ms Access juga menyediakan fitur untuk melindungi kode-kode milik kita, jadi jika ingin menyembunyikan kode-kode tersebut kita hanya tinggal merubahnya menjadi file .mde
8. Ms Access bisa digunakan untuk koneksi ke database lain seperti MySql, postgreSQL dll

itulah beberapa alasan mengapa kita menggunakan Ms Access versi penulis :-)
untuk kekurangannya dalam ms access 2003 (sejauh yang penulis tahu) :

1. Kita tidak bisa menggunakan ms access jika kita tidak memiliki Ms Office
2. Ms access "tidak baik" dalam menyimpan file Foto atau Image
3. Jika menggunakan file yang berekstension .mdb maka code-code kita tidak akan menjadi "eksklusif", karena masih bisa dilihat ataupun diedit oleh orang lain (menggunakan cara-cara tertentu)
4. Harus menggunakan file .mde jika kita ingin code-code kita menjadi "eksklusif" dan tidak dapat dilihat atau diedit oleh orang lain.
5. Walaupun menggunakan file .mde, akan tetapi seseorang yang berhasil masuk kedalam file "mentahnya", maka orang tersebut masih dapat mengimpor atau mengekspor table, query, dan pages
6. Trik-trik untuk membuka ataupun mengedit file ms access sangat banyak dan sangat mudah ditemukan di internet

Kekurangan-kekurangan tersebut, tentunya bisa kita "akalin" sedemikian rupa, sehingga akan menjadi tidak mudah untuk mengakses file "mentahnya", jadi walapun akhirnya masih bisa "ditembus", minimal kita sudah berusaha untuk "mencegahnya". toh memang didunia ini selalu ada orang yang berada diatas kita.

Jika anda berkenan silahkan kunjungi halaman About Me atau About This Blog pada menu navigasi diatas, untuk mengetahui tentang informasi lainnya (informasi mengenai penulis dan blog ini atau informasi lainnya mengenai mengapa menggunakan access 2003), dan jika anda ingin tahu cara berhubungan dengan penulis, maka anda bisa lihat pada halaman Contact Me. Atau silahkan lihat Sitemap dari blog ini untuk melihat daftar dari seluruh artikel yang telah diposting dalam blog ini.

sampai jumpa di bagian berikutnya..

Read more »