Query Dalam Access

Query dalam Ms Access adalah sebuah fitur yang disediakan oleh Ms Access untuk memudahkan kita sebagai pembuat sistem database untuk mengolah data yang tersimpan dalam tabel-tabel. Query jika diibaratkan seperti program yang mengadopsi fitur WYSYWYG, dimana kita tidak perlu untuk mengetahui secara khusus mengenai bahasa SQL, dan kriteria-kriteria yang bisa digunakan dalam query adalah kriteria dengan menggunakan fungsi-fungsi yang selama ini (waktu sekolah dulu) telah kita pelajari dalam pelajaran komputer yang sedang membahas Microsoft Excel, yang memang tidak terlalu sama persis, akan tetapi fungsi yang digunakan untuk kriteria itu sangat mirip dengan apa yang telah kita pelajari sewaktu mempelajari Ms Excel. Sehingga tentunya akan jauh lebih memudahkan kita untuk membuat query dengan kriteria milik kita sendiri.

Query dalam Ms Access ada 6 tipe, yaitu :

1. Select Query
2. Crosstab Query
3. Make-Table Query
4. Update Query
5. Append Query
6. Delete Query

Untuk penjelasan masing-masing tipe query diatas, bisa anda dapatkan pada menu help Ms Access. untuk sekarang ini kita akan sedikit membahas tentang query yang paling sering digunakan. dan yang paling pasti akan ada dalam setiap aplikasi.

Secara umum, query yang paling sering digunakan adalah Select Query, karena query ini biasa digunakan untuk memfilter data yang biasa digunakan sebagai control source dari report.

Dalam pembuatan report, tentunya kita ingin agar data-data yang ditampilkan berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Permasalahan yang umumnya terjadi jika kita menggunakan query sebagai control sourcenya, maka untuk mengakomodir hal ini berarti kita harus membuat query sebanyak kriteria yang kita inginkan. lalu membuat kriteria lain dalam form, agar ketika kriteria yang diinput oleh user dalam form, maka aplikasi kita akan mengeksekusi query yang sesuai dengan yang telah diinput oleh user, misalnya dalam form tersebut kita tempatkan 2 checkbox untuk masing-masing item pilihan, jadi ketika Checkbox1 bernilai true dan Checkbox2 bernilai true maka access akan mengeksekusi query1, jika Checkbox1 bernilai true dan Checkbox2 bernilai false, maka access akan mengeksekusi query2, jika Checkbox1 bernilai false dan Checkbox2 bernilai true maka access akan mengeksekusi query3, jika Checkbox1 bernilai false dan Checkbox2 bernilai false maka access akan mengeksekusi query4, dan ini baru dengan 2 buah Checkbox, bayangkan jika dalam form yang anda buat terdapat 5 buah Checkbox ??? tambah banyak kan query yang harus dibuat ?

Untuk itu ada pilihan lain, yaitu menggunakan SQL Statement dalam visual basic for application editor, namun tentunya hal ini menuntut kita untuk lebih kerja keras dalam menuliskan code-code yang sesuai dengan kriteria dalam form dan kriteria untuk menghasilkan hasil outputnya. Misalnya :

Dim strKriteria As String, strRowSource As String

Select Case CheckBox1
    Case Is = True
        If CheckBox2 = True Then
        strKriteria = "kriteria query1"
        Else
        strKriteria = "kriteria query2"
        End If
    Case Is = False
        If CheckBox2 = True Then
        strKriteria = "kriteria query3"
        Else
        strKriteria = "kriteria query4"
        End If
    Case Else
End Select

strRowSource = "Select * From tblTabel " & strKriteria

Penulis sarankan jika memang kriteria yang anda butuhkan hanyalah kriteria-kriteria yang bersifat standar atau statis, lebih baik anda gunakan fitur Query ini, namun jika anda ingin gunakan SQL statement dalam VBA editor, anda perhatikan hal ini : dalam SQL Statement untuk kriterianya biasanya didahulukan dengan kata WHERE, lalu tempatkan string kriteria tersebut pada code yang akan membuka report.

namun itu semua tergantung dari yang mana yang anda anggap lebih mudah (karena kalau ada yang mudah, ngapain juga ngambil yang sulit...)

Semoga Bermanfaat...

Posted in: belajar access 2003